L. A. Kamarauskienė. Nuotoliniai notariniai veiksmai – naujoji kasdienybė ar reta išimtis iš taisyklės?

Pandemija, karantinas, nuotolinis darbas, ribojimai patekti į įvairias įstaigas atnešė ir teigiamų pokyčių – tiek verslas, tiek valstybės institucijos, tiek teismai prisitaikė prie pokyčių: dauguma susitikimų bei posėdžių persikėlė į virtualią erdvę. Prie pokyčių ir naujosios realybės prisitaiko ir notarai, kuriems valstybė yra delegavusi nemažai svarbių funkcijų, pvz., sandorių, įgaliojimų tvirtinimą, vykdomųjų įrašų vekseliuose ir hipotekos sandoriuose atlikimą, be kurių vargiai gali egzistuoti verslas ir be kurių retai išsiverčia bet kuris žmogus. Nuo š. m. liepos 1 d. įsigaliojo dar kovo mėnesį Lietuvos Respublikos Seimo priimtos Notariato įstatymo pataisos, pagaliau įteisinusios galimybę ir Lietuvoje daugumą notarinių veiksmų atlikti nuotoliniu būdu. Tai reiškia, kad jau šiuo metu yra galimybė net ir notarinius veiksmus atlikti fiziškai nebevykstant į notaro biurą. Ar tai taps naująja notarų biurų darbo kasdienybe ar tik reta išimtimi iš įprastos tvarkos ir ką tai duos verslui?

Ką svarbu žinoti apie pakeitimus bei kokią naudą jie atneš

Nuo šiol notarai nuotoliniu būdu gali atlikti beveik visus notarinius veiksmus, išskyrus testamentų tvirtinimą, jų priėmimą saugoti ir fakto, kad fizinis asmuo yra gyvas ir yra tam tikroje vietovėje, patvirtinimą. Nors visų pirma toks notarinių veiksmų atlikimo būdas orientuotas į užsienyje gyvenančius ar esančius asmenis, dėl to negalinčius operatyviai gauti notarinių paslaugų arba atlikti Lietuvos Respublikos ambasadose ir konsulatuose atliekamų notarinių veiksmų, nuo šiol tokiu būdu gali pasinaudoti bet kuris besikreipiantis asmuo.

Vis dėlto asmeniui paprašius atlikti notarinį veiksmą nuotoliniu būdu, dėl jo atlikimo būdo sprendžia notaras. Siekdamas užtikrinti asmens teisėtų interesų apsaugą ar notarinių veiksmų atlikimą reglamentuojančių nuostatų įgyvendinimą, notaras gali ir neatlikti notarinio veiksmo nuotoliniu būdu. Notaras informuos asmenį, kad jo prašomas notarinis veiksmas gali būti atliktas įprasta tvarka notaro biure, notaro atsisakymas atlikti notarinį veiksmą būtent nuotoliniu būdu nėra skundžiamas. Kitaip tariant, atsisakymas tai atlikti nuotoliniu būdu nereiškia apskritai notaro atsisakymo atlikti notarinį veiksmą, kuris Notariato įstatymo ir Lietuvos Respublikos civilinio proceso kodekso nustatyta tvarka gali būti skundžiamas teismui ir teismas gali įpareigoti notarą atlikti konkretų notarinį veiksmą, jei buvo nepagrįstai atsisakyta jį atlikti.

Notarai nuotoliniu būdu atlieka notarinius veiksmus vadovaudamiesi tomis pačiomis notarų veiklą reglamentuojančiomis nuostatomis, net ir nuotoliniu būdu – naudojant informacinių technologijų priemones – atliekamų notarinių veiksmų atlikimo vieta yra laikoma notaro biuro buvimo vieta.

Notarinio veiksmo atlikimas nuotoliniu būdu nepalengvina ir nesumažina reikalavimų, keliamų šiai notarų teikiamai paslaugai. Notarai nuotoliniu būdu notarinius veiksmus gali atlikti tik tuo atveju, jeigu:

• užtikrina, kad bus laikomasi teisės aktų, reglamentuojančių asmens tapatybės nustatymą,
• reikalavimų nustatant asmens tapatybę,
• gali nuotoliniu būdu išaiškinti notarinių veiksmų prasmę ir pasekmes,
• įsitikinti asmens valia, kuri patvirtinama kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Notarinio veiksmo atlikimui nuotoliniu būdu techniškai turi būti pasirengę ne tik notarai, bet būtinas minimalias priemones turi turėti ir asmuo, pageidaujantis, kad veiksmas jam būtų atliktas būtent tokiu būdu:

• asmeniui, kuris pageidaus notarinio veiksmo atlikimo nuotoliniu būdu, bus būtina turėti vaizdo įrangą tam, kad notaras, naudodamas veido atpažinimo technologijas, identifikuotų asmenį;
• turėti kvalifikuotą elektroninį parašą, kuriuo asmuo pasirašys notaro tvirtinamuose elektroniniuose dokumentuose.

Notarai privalo imtis priemonių, kad būtų užtikrinta notaro tvarkomos elektroninės informacijos sauga ir kibernetinis saugumas, naudojamos tinkamos techninės ir organizacinės asmens duomenų tvarkymo priemonės, sudarytos techninės galimybės tinkamai perduoti duomenis valstybės registrams ir informacinėms sistemoms. Šios priemonės užtikrinamos naudojantis bendra Notarų rūmų informacinių technologijų platforma.

Atitinkamai nuotoliniu būdu atliktu notariniu veiksmu patvirtinti notariniai dokumentai taip pat bus išduodami tik elektronine forma, pasirašyti notaro kvalifikuotu elektroniniu parašu ir, be kita ko, nuo popierinių notarinių dokumentų skirsis ir tuo, kad ant jų nebus dedamas notaro antspaudas. Be to, atliekant notarinius veiksmus nuotoliniu būdu, atsisakoma Notariato įstatyme įtvirtinto reikalavimo pateikti notarui ne mažiau kaip du egzempliorius tvirtinamų sutarčių, įgaliojimų ir kitų dokumentų, kuriuose išdėstytas sandorių turinys ir kurių vienas likdavo notaro biuro bylose. Atitinkamai ir notarų elektroniniu būdu sudarytų dokumentų nuorašai bei išrašai, kuriuos asmenys galės naudoti civilinėje apyvartoje, taip pat bus išduodami elektronine forma, o tai neabejotinai palengvins ir pagreitins jų gavimą.

Galimybė atlikti notarinius veiksmus nuotoliniu būdu neabejotinai padidins ir palengvins notarinių paslaugų prieinamumą ne tik pandemijos ar karantino metu, bet naudotis notarų paslaugomis bus lengviau ir dėl to, kad iš esmės išsitrina notarų biurų fizinė buvimo vieta ir veiklos teritorijos. Vis dėlto, tikėtina, ši naujovė bent jau artimiausiu metu visiškai neišstums įprasto notarų paslaugų teikimo būdo.

Notariato įstatymo pakeitimų  „pilkoji zona“

Atliekant sudėtingus notarinius veiksmus, tvirtinant sandorius, neretai notarui dar prieš šio veiksmo atlikimą būtina pateikti vieną ar kitą teisę ar nuosavybę patvirtinantį dokumentą, todėl jei jie nebus elektroninės formos, vis tiek bus būtina atvykti į notaro biurą ir juos pateikti. Notariato įstatymo pakeitimai aiškiai nereglamentuoja, ar tokiu atveju notarinis veiksmas apskritai galės būti atliktas nuotoliniu būdu ir kaip notarui tokiam veiksmui atlikti būtini pateikti popieriniai dokumentai (jų kopijos) turės būti prijungti prie nuotoliniu būdu notariniu veiksmu patvirtinto elektorinio notarinio dokumento.

Įstatyme taip pat nėra aptarta, ar notarinis veiksmas gali būti atliktas mišriu būdu, t. y. kai viena sandorio šalis pas notarą atvyksta fiziškai, o kita sandorį nori sudaryti ir patvirtinti nuotoliniu būdu. Tikėtina, kad tokios galimybės nebus, nes notaras negali sandorio patvirtinti pusiau fiziškai jį pasirašydamas ir uždėdamas antspaudą, pusiau pasirašydamas kvalifikuotu elektoriniu parašu. Nors teoriškai atrodo, kad sandoris galėtų būti ir popierinis, ir elektorinis, vis dėlto toks neapibrėžtumas ir veiksmų laisvė suponuotų ir pernelyg daug rizikų ne tik pačiam notarui, bet ir sandorio šalims, taip pat patikimumą notariškai patvirtintais dokumentais, kai kiekvieno jų forma bei notaro tvirtinamasis įrašas skirtųsi.

Todėl labai tikėtina, kad svarbūs, didelės vertės notariniai sandoriai, pvz., nekilnojamojo turto sandoriai, akcijų perleidimo sutartys ir kt., ir toliau bus atliekami tradiciniu būdu. Galų gale, neretai derybos ir paskutiniai pakeitimai sudėtinguose sandoriuose atliekami dar ir paskutinę minutę, be to, visiems veiksmams persikėlus į elektroninę erdvę nebelieka iškilmingumo momento bei rankų paspaudimo.

Įgyvendintas vienas iš valstybės paslaugų skaitmeninimo tikslų

Vis dėlto neabejotina, kad įsigalioję Notariato įstatymo pakeitimai, atvėrę galimybę nuotoliniams notariniams veiksmams, neliks tik teorinė galimybė, ir bent jau verslas, optimizuodamas ir efektyvindamas savo darbą, tikrai sieks naudotis tokia galimybe. Tai ypač pasakytina apie vykdomuosius įrašus vekseliuose ir čekiuose, hipotekos ir kituose notariškai patvirtintuose sandoriuose, iš kurių atsiranda piniginės prievolės (pvz., kilnojamojo turto įkeitimo sandoriuose), kuriuos atlikdamas notaras iš esmės tik patikrina teisės aktuose nurodytus formalius reikalavimus.

Įsigaliojusiais Notariato įstatymo pakeitimais prisidedama prie 2018 m. gruodžio 8 d. Europos Sąjungos Tarybos patvirtinto Europos e. teisingumo strategijos ir veiksmų plano 2019 m. – 2023 m. laikotarpiui, taip pat įgyvendinant Septynioliktosios Lietuvos Respublikos Vyriausybės programos tikslus – siekti elektroninių viešųjų paslaugų turinio ir informacinių ir ryšių technologijų infrastruktūros plėtros, didinti elektroninių viešųjų paslaugų prieinamumą, tęsti viešųjų ir administracinių paslaugų perkėlimo į elektroninę terpę darbus, užtikrinti paslaugų teikimo procesų kompleksinį pertvarkymą, pagrįstą naudotojų poreikių tenkinimu bei elektroninių paslaugų patogumu ir patrauklumu jų naudotojams.

Latvijos notarai visus notarinius veiksmus be išimčių nuotoliniu būdu atlieka jau nuo 2018 m. liepos 1 d., o Estijos notarai dalį notarinių veiksmų – nuo 2020 m. vasario 1 d.

Parengė Glimstedt advokatų kontoros asocijuotoji partnerė, advokatė dr. Laura Augytė – Kamarauskienė