VPT rekomendacijos dėl pirkimų planavimo ir pasirengimo juos vykdyti COVID-19 kontekste

Viešųjų pirkimų tarnyba (VPT), atsižvelgdama į dažnai užduodamus klausimus, praktikoje kylančias problemas, pirkimo vykdytojų bei tiekėjų patiriamus sunkumus, susijusius su pirkimų ir sudarytų sutarčių vykdymu karantino bei pokarantininiu laikotarpiu, nuolat teikia su tuo susijusias rekomendacijas pirkimų vykdytojams. Visus VPT pranešimus, kurie susiję su COVID-19 grėsmės suvaldymu, galima rasti VPT tinklapyje, specialiai tam skirtoje skiltyje. Pakartodama bei papildydama jau skelbtus informacinius pranešimus, VPT teikia žemiau nurodytus patarimus. Atkreiptinas dėmesys, kad daugelis iš pateikiamų patarimų, aktualūs ne tik pasaulinės pandemijos metu, tačiau ir rengiantis pirkimams įprastinėmis sąlygomis. Pateikiama informacija pirkimo vykdytojams yra tik rekomendacinio pobūdžio. Galutinį sprendimą priima patys pirkimo vykdytojai, kadangi jiems patiems geriausiai žinomos visos su jų vykdomais viešaisiais pirkimais susijusios aplinkybės ir galimybės.

Pirkimų planavimas ir pasirengimas juos vykdyti

• Peržiūrėti ir atnaujinti savo vidines pirkimų organizavimo tvarkas, atsižvelgiant į įstaigos praktikoje iškilusias problemas. Vis dar nereti atvejai, kai vykdant viešojo pirkimo procedūras reikalaujama, kad viešojo pirkimo komisijos protokolą ar kitą dokumentą visi viešojo pirkimo komisijos nariai pasirašytų fiziškai, todėl organizuojami „gyvi“ komisijos posėdžiai. VPT ne kartą yra pasisakiusi, kad komisijos posėdžiai gali būti organizuojami visomis prieinamomis priemonėmis, viešojo pirkimo komisijos narių sprendimai fiksuojami, protokolai surašomi ir derinami elektroniniais laiškais ar kitomis pirkimo vykdytojams  prieinamomis priemonėmis, o pasirašomi arba elektroniniais parašais, arba per protingą terminą vėliau.
• Kiek įmanoma dažniau, pirkimus vykdyti naudojantis Centrinės perkančiosios organizacijos katalogo pasiūla. Šis katalogas nuolat atnaujinamas, jame atsiranda naujų prekių, paslaugų ir darbų grupių, todėl būtina, jog pirkimo vykdytojai visuomet žinotų aktualią  informaciją apie tai, ką greitai ir paprastai gali įsigyti pasinaudodami CPO jau įvykdytomis pirkimų procedūromis: https://2007.cpo.lt/katalogas/, https://katalogas.cpo.lt/
• Prieš kiekvieną pirkimą (pakartotinai) atlikti rinkos tyrimą. Dėl COVID-19 įtakos ir pasekmių anksčiau atlikti rinkos tyrimo rezultatai gali nebeatitikti realios situacijos rinkoje, o tai gali lemti klaidingų sprendimų pirkimuose priėmimą. Pirkimų vykdytojams taip pat rekomenduojama aktyviau naudotis galimybe vykdyti rinkos konsultacijas ir gauti rinkos dalyvių patarimus bei kitą informaciją, kuri padės geriau įvertinti potencialių tiekėjų galimybes dalyvauti pirkime, sužinoti realius prekių tiekimo, paslaugų suteikimo ar darbų atlikimo terminus ir panašiai.
• Reguliariai peržiūrėti pirkimų planus, įvertinti ateityje galintį kilti papildomų  prekių, paslaugų ar darbų poreikį ir pirkimus jiems įsigyti pradėti vykdyti kuo anksčiau. Sveikatos apsaugos ministerija taip pat atkreipė dėmesį, kad gydymo įstaigos ir savivaldybių administracijos turėtų turėti bent vieno mėnesio (priemonių) rezervą.
• Įvertinti galimybę sudaryti preliminarias sutartis. Primename, kad pirkimų vykdytojams gali būti naudinga sudaryti ne tik įprastas viešojo pirkimo – pardavimo sutartis, tačiau ir daugiau lankstumo suteikiančias preliminariąsias sutartis, kurių pagrindu, pagal vėliau paaiškėjusį ar patikslintą poreikį (pavyzdžiui, žinant tikslius konkrečių priemonių kiekius), būtų sudaromos pagrindinės sutartys. Tokios preliminarios sutartys gali būti sudaromos (rekomenduojama sudaryti) ir su keliais tiekėjais, taip užtikrinant, kad vienam tiekėjui dėl kokių nors priežasčių negalint tuo metu pasiūlyti reikalingų prekių ar paslaugų, pirkimo vykdytojas sudaręs pagrindinę sutartį, jas galės įsigyti iš kitų tiekėjų, su kuriais sudaryta preliminari sutartis.
• Nedelsti pradėti vykdyti suplanuotus pirkimus, esant galimybei – juos pradėti anksčiau. Viena iš dažniausių problemų, pasitaikančių viešuosiuose pirkimuose yra ta, kad pirkimai pradedami vykdyti per vėlai, neįvertinant, kad pirkimo procedūros gali užtrukti ilgiau nei planuota. Anksčiau pradėjęs pirkimą, Pirkimo vykdytojas galėtų pirkimo dokumentuose nustatyti ilgesnius negu įprasta pasiūlymų pateikimo terminus. Ilgesni terminai suteiktų galimybę  tiekėjams, šiuo metu susiduriantiems su problemomis, susirasti naujus prekių gamintojus, tiekėjus ar partnerius, galinčius tas prekes pristatyti. Anksčiau pradėjus pirkimą bei sudarius sutartį, pirkimo dokumentuose būtų galima nustatyti ilgesnius, realias tiekėjų galimybes atitinkančius prekių pristatymo (paslaugų suteikimo, darbų atlikimo) terminus. Rekomenduojama, kad:
  • mažos vertės skelbiamos apklausos būdu vykdomuose prekių ir paslaugų pirkimuose pasiūlymų pateikimo terminas būtų ne trumpesnis kaip 14 dienų, o perkant darbus – 20 dienų;
  • supaprastintų (išskyrus mažos vertės) prekių ir paslaugų pirkimuose pasiūlymų pateikimo terminas būtų ne trumpesnis kaip 20 dienų, perkant darbu s– ne trumpesnis kaip 30 dienų.

Pirkimo vykdymas, pirkimo dokumentų reikalavimai

• Nereikalauti, kad tiekėjai pirkimo dokumentus pasirašytų elektroniniu parašu dėl tiekėjų ribotos galimybes užsisakyti, atsiimti ar atnaujinti pasibaigusius elektroninio parašo sertifikatus arba nuotolinio darbo vietoje naudotis techninėmis ir programinėmis elektroninio parašo formavimo priemonėmis. Plačiau apie tai – VPT skelbtame informaciniame pranešime: Dėl elektroninio parašo naudojimo.
• Viešai skelbiamuose pirkimo dokumentuose, esant galimybei, nurodyti maksimalią pirkimo vykdytojui priimtiną pasiūlymo kainą ar maksimalius priimtinus įkainius, ypač jei pirkimo vykdytojo  biudžetas yra itin ribotas. Tai leistų tiekėjams taupyti savo bei pirkimo vykdytojo laiką – pasiūlymus teiktų tiekėjai, galintys pasiūlyti pirkimo objektą už nurodytą kainą, o negalintys  – laiką bei pajėgumus skirtų kitiems pirkimams.
• Nereikalauti pasiūlymo galiojimo užtikrinimo. Darbų tarptautinių pirkimų atvejais pasiūlymo galiojimo užtikrinimas privalomas, tačiau kitų pirkimų atvejais pirkimo vykdytojai  gali jo nereikalauti, taip sumažintų  administracinę naštą bei pasiūlymo rengimo sąnaudas, kurias patiria tiekėjai.
• Skaidyti pirkimą į dalis, kad tiekėjai galėtų pateikti pasiūlymą vienai, kelioms arba visoms pirkimo dalims. Skaidymas į dalis pirmiausiai naudingas tuo, kad suteikia platesnes galimybes pirkimuose dalyvauti smulkiam bei vidutiniam verslui, įmonėms, besispecializuojančioms siauroje srityje arba tam tikrų prekių tiekime. Be to, sudarius sutartis su daugiau skirtingų tiekėjų, mažėja rizika, susijusi su prekių tiekimo sutrikimu – sutrikus vieno tiekėjo veiklai, pirkimo vykdytojas kitas prekes gaus pagal su kitais tiekėjais sudarytas sutartis.
• Suteikti tiekėjams pakankamai laiko pateikti prašomus paaiškinimus, įrodančius dokumentus, pagrindimus. Rekomenduojama nustatyti ne trumpesnį kaip 5 darbo dienų terminą. Taip pat rekomenduojama atsižvelgti į tiekėjų prašymus pratęsti dokumentų patikslinimui nustatytus terminus, jei tiekėjams kyla sunkumų dokumentus pateikti laiku dėl kitų institucijų nuotolinio darbo.
• Jeigu procedūrų vykdymo metu numatomi susitikimai su tiekėjais (pirkimo dokumentų paaiškinimas, objekto apžiūra, produktų išbandymo ar demonstracijos ir pan.), numatyti galimybę juos organizuoti nuotolinio ryšio priemonėmis.
• Nesielgti formaliai, atsakyti į tiekėjų, nors ir pavėluotai, pateiktus klausimus ir pretenzijas, jei matoma, kad jie  gali turėti įtakos tolimesnei viešojo pirkimo eigai. Taip sumažinama rizika, jog tik formaliai vadovaujantis nustatytomis procedūromis ir neišsprendus kylančių neaiškumų,  neapsvarsčius galimų trūkumų, gali tekti nutraukti pirkimą ir procedūras vykdyti iš naujo (o tai reikalauja papildomų Pirkimo vykdytojo išteklių – finansai, laikas, žmogiškieji ištekliai).

Tiekėjų kvalifikacijos reikalavimai

• Susidariusi situacija gali įtakoti  tiekėjų, susiduriančių su COVID-19 pasekmėmis, finansinius rodiklius, kurie, tikėtina, kurį laiką nebus tokie geri kaip iki pandemijos. Į tai būtina atsižvelgti nustatant su finansiniu ir ekonominiu pajėgumu susijusius kvalifikacijos reikalavimus ne tik šiais, tačiau ir ateinančiais metais.
• Vis dėlto, jeigu sutarties vykdymo metu tiekėjui numatomi ženklūs išankstiniai mokėjimai (avansas), siūlytina nustatyti su tiekėjo finansiniu ir ekonominiu pajėgumu susijusį kvalifikacijos reikalavimą, vertinant tiekėjo vidutines metines visos veiklos pajamas.  Tai leistų išvengti potencialiai rizikingų atvejų, kuomet tiekėjui pagal sutartį sumokamas avansas yra didesnis už tiekėjo vidutines metines pajamas. Viešai prieinamą informaciją apie tiekėjus vertėtų patikrinti ir prieš juos kviečiant dalyvauti neskelbiamų derybų būdu vykdomame pirkime.
• Siekiant sudaryti palankias sąlygas tiekėjams, iki šiol nedalyvavusiems pirkimuose ar nevykdžiusiems tam tikros veiklos, patekti į viešųjų pirkimų „rinką“, paprastų, kasdienių prekių pirkimuose nenustatyti kvalifikacijos reikalavimo turėti panašios patirties (būti įvykdžius atitinkamos srities sutartį). Atkreiptinas dėmesys, kad elektroniką (kompiuterius, televizorius, telefonus), buitinę įrangą (šaldytuvai, dulkių siurbliai), standartinius baldus, patalynę, elektros prekes, statybines medžiagas, buitinę chemiją, įvairius maisto produktus (su sąlyga, kad tiekėjas turi teisę jais prekiauti), kanceliarines prekes, asmens higienos priemones ir kitas prekes, kurias tereikia pristatyti, sėkmingai gali teikti ir atitinkamos patirties neturėję tiekėjai, todėl reikalavimas turėti panašios patirties neturėtų būti keliamas.
• Nereikalauti, kad Europos bendrąjį viešųjų pirkimų dokumentą pateiktų kvazisubtiekėjai. Kvazisubtiekėjai (t. y. asmenys, kuriuos tiekėjas planuoja įdarbinti) teikiant pasiūlymą turi būti išviešinti, tačiau jie nėra tapatūs subtiekėjams. Laimėjimo atveju jie tiekėjo bus įdarbinti (bus tiekėjo „sudėtyje“), todėl jų pašalinimo pagrindai (teistumas, skolos VMĮ, Sodrai ir pan.) neprivalo būti tikrinami.

Pirkimo dokumentų ir sutarčių nuostatos susijusios su atlikimo terminais.

• Nustatyti protingus ir pagrįstus  sutartinių įsipareigojimų vykdymo terminus. Pirkimo vykdytojai turi atsižvelgti į tai, kad, dėl susidariusios padėties pasaulinėje rinkoje, prekių gamyba bei tiekimas gali užtrukti ilgiau negu iki pandemijos. Svarbu atkreipti dėmesį, kad pernelyg trumpi terminai gali lemti mažesnį tiekėjų suinteresuotumą pirkimu, mažesnę konkurenciją bei didesnes pasiūlymų kainas. Nustačius ilgesnius sutartinių įsipareigojimų vykdymo terminus, pirkimų vykdytojams rečiau reikėtų spręsti klausimus dėl sutarties užtikrinimo priemonių (baudų, delspinigių) taikymo tiekėjams, sutarties pakeitimo, nutraukimo. Kaip jau minėta aukščiau, pirkimo vykdytojai turėtų pirkimus pradėti anksčiau, nei planuota metų pradžioje, taip pat atidžiai vykdyti turimų prekių likučių apskaitą ir  prekes užsakyti ne tada, kai jų liko keli vienetai ir atsiranda skubus jų poreikis, o kaip įmanoma anksčiau, tiekėjams paliekant protingą laiką prekėms pristatyti. Rekomenduojama, kad šie terminai nebūtų trumpesni kaip:
  • kompiuterinei, tinklo, ryšio įrangai, buitinei technikai, įvairiai elektronikai – 30 kalendorinių dienų.
  • kanceliarinėms, buitinės chemijos prekėms, statybinėms medžiagoms, elektros instaliacijos prekėms, spausdintuvų kasetėms – 14 kalendorinių dienų nuo užsakymo pateikimo dienos.
  • lengviesiems automobiliams – 90 kalendorinių dienų
  • medicininei įrangai – 60 kalendorinių dienų
  • sunkiasvorėms transporto priemonėms, autobusams – 180 kalendorinių dienų.
  • standartiniams baldams – 30 kalendorinių dienų.

Atkreiptinas dėmesys, kad prieš skelbdamas pirkimą, realų prekių tiekimo terminą privalo išsiaiškinti pirkimo vykdytojas. Atsižvelgiant į pirkimo objekto sudėtingumą, įsigyjamos prekės specifiškumą, papildomus reikalavimus (pvz. komplektacijai), perkamų prekių kiekius – gali reikėti nustatyti ir ilgesnius terminus, negu nurodyta aukščiau. Taip pat, svarbu atkreipti dėmesį, jog ilgesni terminai turėtų būti nustatyti ir kitiems su sutarties vykdymu susijusiems įsipareigojimams, pvz. nustatant protingą ir proporcingą brokuotos prekės pakeitimo, garantinio remonto atlikimo terminą.

• Terminus sutartyse nustatyti juos apibrėžiant ne konkrečia data (pvz., „prekes pristatyti iki gruodžio 1 d.“), bet konkrečiu terminu nuo tam tikro įvykio (pvz., „prekes pristatyti ne vėliau kaip per 60 kalendorinių dienų nuo sutarties įsigaliojimo dienos“ arba „prekes pristatyti ne vėliau kaip per 7 kalendorines dienas nuo raštiško užsakymo pateikimo dienos“). Pirkimų vykdytojai neretai tiekėjo įsipareigojimų įvykdymo konkrečią datą sieja su savo turimomis lėšomis bei poreikiu juos išleisti per tam tikrą laikotarpį (pvz. iki metų pabaigos), tačiau tai nėra teisinga. Praktikoje pastebima, kad pirkimo vykdytojas būtinų prekių pirkimui lėšų atranda ir vėliau (pvz. kitais metais), tačiau įsiveliama į ilgai trunkančius bei daug kainuojančius ginčus su tiekėjais dėl pritaikytų sankcijų, sutarčių nutraukimų, tiekėjų įtraukimų į nepatikimų tiekėjų sąrašą ir panašiai. Be to, prireikia laiko ir pakartotiniam pirkimo procedūrų vykdymui.
• Kiekvienu konkrečiu atveju spręsti dėl tinkamiausios numatomos sudaryti sutarties trukmės. Šiuo laikotarpiu tiekėjams ir pirkimo vykdytojams gali būti ekonomiškai nenaudinga sudaryti fiksuoto įkainio ar fiksuotos kainos ilgalaikes sutartis (pvz., 2 ar 3 metams).

Pirkimo dokumentų ir sutarčių nuostatos susijusios su atsiskaitymo sąlygomis, kainodara.

• Numatyti tiesioginio atsiskaitymo su subtiekėjais galimybę. Viešųjų pirkimų įstatyme (toliau – VPĮ) įtvirtinta pareiga pirkimo vykdytojams , jeigu leidžia pirkimo sutarties pobūdis, nustatyti tiesioginio atsiskaitymo su subtiekėjais galimybę ir tvarką. Plačiau apie tai – VPT skelbtame informaciniame pranešime: Dėl tiesioginių atsiskaitymų subtiekėjams.
• Nustatyti trumpesnius atsiskaitymo su tiekėjais terminus, nei reikalauja Mokėjimų, atliekamų pagal komercinius sandorius, vėlavimo prevencijos įstatymas, taip užtikrinant lėšų judėjimą visoje tiekimo grandinėje. Greičiau gavę apmokėjimą tiekėjai gali atsiskaityti už prekes savo tiekėjams, gamintojams, partneriams, išmokėti atlyginimus savo darbuotojams, turi apyvartinių lėšų tęsti jau pradėtus ir vykdyti naujus darbus. Rekomenduojama sutartyse nustatyti  ne ilgesnį kaip 10 kalendorinių dienų atsiskaitymo terminą.
• Įvertinti galimybę numatyti išankstinius (avansinius) mokėjimus. Avansinis mokėjimas laikytinas viena iš sąlygų, galinčių lemti tiekėjų apsisprendimą bei suinteresuotumą dalyvauti pirkime. Vis dėlto, svarbu užtikrinti ir pirkimo vykdytojo interesų apsaugą – jei ketinamas išmokėti ženklus avansas, rekomenduojama reikalauti, kad tiekėjas pateiktų avanso grąžinimo užtikrinimo dokumentą, užtikrinantį tiesioginių nuostolių atlyginimą užsakovui, jei pagal pasirašytą sutartį suteiktas avansas būtų panaudotas ne pagal paskirtį. Jeigu sutartyje numatyti tarpiniai mokėjimai, jo dydis neturėtų viršyti pirmo galimo mokėjimo pagal sutartį dydžio.
• Numatyti galimybę atsiskaityti už prekes po kiekvieno pristatymo ar susidarius tam tikrai sumai, jeigu prekės pristatomos dalimis (partijomis). Pirkimo dokumentuose bei sutartyje numatyti aiškią kainodarą, esant galimybei – atskirai nurodyti papildomų paslaugų (pajungimas, įdiegimas, mokymai) įkainius. Tuo atveju, jeigu tiekėjas prekes galėtų pristatyti anksčiau, tačiau dėl kokių nors priežasčių tektų nukelti papildomų paslaugų suteikimo terminus, aiški sutarties kainodara leistų pirkimo vykdytojui su tiekėju iš karto atsiskaityti už pristatytas prekes, o už papildomas paslaugas – tada, kai jos bus suteiktos.
• Pirkimo dokumentuose ir sutartyje nustatyti minimalaus užsakymo krepšelio dydį (sumą ar minimalų vienu kartu pristatomų vienetų skaičių) ir (arba) atskirai išskirti užsakytų prekių pristatymo kainą. Taip tiekėjui sudaromos galimybės įsivertinti prekių pristatymo kaštus ir sumažinama rizika, jog tiekėjas atsisakys vykdyti sutartį, motyvuodamas tai neproporcingomis jam tenkančiomis išlaidomis. Praktikoje pasitaiko atvejų, kai  pirkimo vykdytojas užsakinėja prekes dažnai ir vos po keletą vienetų, neatsižvelgdamas į tai, jog toks užsakymų vykdymas tiekėjui gali būti nuostolingas.

Kitos sutarčių nuostatos

• Jei tai leidžia sutarties pobūdis, sutartyje numatyti galimybę tiekėjui dalį ar visus įsipareigojimus įvykdyti nuotoliniu būdu. Tokia galimybė gali būti aktuali, pavyzdžiui, vykdant konsultavimo, mokymo veiklą ar organizuojant sutartyje numatytus susitikimus (posėdžius) su pirkimo vykdytojo atstovais. Atkreiptinas dėmesys, kad tokia galimybė gali būti aktuali ne tik karantino metu, tačiau ir esant tam tikriems apribojimams, susijusiems su numatomų vykdyti renginių dalyvių skaičiumi. Pažymėtina, kad dalį ar visas paslaugas teikiant nuotoliniu būdu, šios paslaugos gali būti pigesnės, negu paslaugas teikiant vietoje.
• Atsižvelgiant į konkretaus  pirkimo specifiką bei galima riziką, nustatyti tokius prievolių įvykdymo užtikrinimo būdus, kurie tiekėjams nesukurtų neproporcingos administracinės ir finansinės naštos. Primintina, kad banko garantas, draudimo bendrovės laidavimas – ne vieninteliai sutarties įvykdymo užtikrinimo būdai. Sutarties įvykdymas gali būti užtikrinamas ir kitais Lietuvos Respublikos civiliniame kodekse numatytais būdais, pvz., sutartyje numatant delspinigius, baudas.
• Pirkimo dokumentuose iš anksto aiškiai, tiksliai ir nedviprasmiškai suformuluoti sutarties keitimo nuostatas bei išsamiai ir aiškiai jas aprašyti. Abstraktus sutarties keitimo nuostatų aprašymas (pvz., „Šalys gali susitarti pakeisti sutartį dėl nenumatytų aplinkybių“) ateityje pirkimo vykdytojui  trukdo tinkamai pasinaudoti sutarties keitimo galimybe. Galimybės keisti sutartį, kurias būtų galima apsvarstyti rengiant pirkimo dokumentus:
  • visų ar dalies paslaugų teikimas nuotoliniu būdu. Pavyzdžiui, lektorius paskaitą galėtų pravesti nuotoliniu būdu, o ne auditorijoje;
  • sutarties vykdymo sustabdymas. Pavyzdžiui, nesant poreikio teikti maitinimo paslaugas ar tiekti maisto produktus mokyklai, sutarties vykdymas būtų sustabdomas. Jeigu sutarties sustabdymo metu iki sutarties pabaigos būtų likę 6 mėnesiai, atnaujinus paslaugų (prekių) tiekimą, sutarties pabaigos data nukeliama taip, kad nuo atnaujinimo sutarties vykdymui ir tiekėjo sutartinių įsipareigojimų atlikimui liktų tie patys 6 mėnesiai;
  • galimybė atsisakyti sutartyje numatytų, tačiau pirkimo vykdytojui nebereikalingų prekių, paslaugų ar darbų, jeigu šie dar neužsakyti ar nepradėti vykdyti;
  • galimybė pratęsti sutartinių įsipareigojimų įvykdymo terminus dėl to, jog tiekėjas nustatytais terminais negali pristatyti prekių dėl apribotų skrydžių, uždarytų sienų;
  • galimybė pakeisti sutartyje numatytas renginių datas, jeigu jie negalės vykti dėl nustatytų karantino sąlygų, tokių kaip žmonių susibūrimų ribojimai;
  • galimybė nedidinant sutartyje nurodytų kainų pakeisti sutartyje numatytas prekes į kitas tokias pačias arba geresnes, atitinkančias pirkimo dokumentų ir sutarties reikalavimus.
  • tiekėjo specialistų (ekspertų) keitimo tvarka jeigu specialistas negali vykdyti savo funkcijų dėl ligos, privalomos (savi)izoliacijos ar kitų pagrįstų priežasčių.

Viešųjų pirkimų tarnybos informacija