AdvokatūraTech+Law

Klientų aptarnavimas modernioje advokatų kontoroje – kaip išlikti konkurencingiems XXI amžiuje?

Sparčiai modernėjant visuomenei, augant technologinei pažangai, keičiasi ir advokatų kontorų klientų lūkesčiai. Šiandien nebepakanka aptarnavimo priemonių, kurios buvo įprastos prieš dešimtmetį klientai tikisi aukšto paslaugų lygio iš visų verslo subjektų, o nuo to priklauso ir įmonės sėkmė. Tyrimai rodo, kad daugiau nei 67% vartotojų už kokybišką aptarnavimą ir gerą patirtį bendradarbiaujant būtų linkę ir sumokėti daugiau. Taigi, kaip advokatų kontorai išlikti moderniai, produktyviai ir patraukliai vartotojui? Apie tai pasakoja advokatų profesinės bendrijos BNT attorneys in CEE partneris Frank Heemann bei advokatų kontoros WINT partneris Andrius Iškauskas.

Pagrindinės vertybės nesikeičia

Pasak advokatų, esminės advokatų kontorų vertybės klientų aptarnavimo srityje bėgant laikui nesikeičia ir nepasiduoda nei suskaitmeninimui, nei užrašymui algoritmų sekomis. „Šios vertybės yra pasitikėjimas,   diskretiškumas, nuolatinis mokymasis ir gebėjimas matyti platesnį paveikslą. Tokios savybės nuolat ugdomos bendraujant su klientais ir tampant jų patikėtiniais”,– sako A. Iškauskas.

Tam pritaria ir F. Heemann pridurdamas, kad svariausiomis vertybėmis išlieka kompetentingas kliento konsultavimas, kokybiškas darbas, personalizuota komunikacija: „mūsų prioritetas yra tiesiog gerai padaryti savo darbą. Svarbu laiką ir jėgas skirti kiekvienam klientui individualiai, atliepiant jo asmeninius poreikius. Mes skirtingai bendraujame su fiziniais asmenimis, verslininkais ar kokio koncerno atstovais. Reikia pajusti šiuos skirtumus, suprasti klientų poreikius ir atitinkamai komunikuoti.”

Tačiau, pasak A. Iškausko, geriausiai klientų aptarnavimo kokybei užtikrinti esama ir šiuolaikiškų įrankių, padedančių optimizuoti pasikartojančias, standartines veiklas: „mūsų klientai patys intensyviai naudojasi technologijomis ir valdo informaciją. Informacijos kiekis auga eksponentiškai. Todėl, siekiant suteikti kokybiškas paslaugas, mes taip pat naudojame technologijas, leidžiančias apdoroti didesnius informacijos srautus, greičiau rasti reikiamą informaciją, automatizuoti rutininius darbus ir tokiu būdu greičiau suteikti paslaugas.” Kaip pabrėžia F. Heemann, šiandien advokatai gali daugiau laiko skirti kūrybinėms užduotims, klientų konsultavimui, o paprastus, standartizuotus, laiką užimančius darbus patikėti technologijoms.

Technologijų įtaka advokatų kontorų veiklai neišvengiama

Jei prieš penketą metų pagrindiniai advokato įrankiai buvo Microsoft Outlook, Microsoft Excel ir tinklinė informacijos saugykla, tai šiandien tokios priemonės advokatų kontorose nebėra pakankamos efektyviam aptarnavimui užtikrinti. Tai diktuoja beisikeičiantys klientų įpročiai: „Klientai bando bendrauti su mumis ne tik elektroniniu paštu, bet ir Messenger, Whatsapp ir pan. programėlėmis. Whatsapp naudojasi ir pakankamai rimti, dideli klientai. Dėl to reikia valdyti šį komunikacijos srautą, ir tai daryti žymiai sudėtingiau nei prieš 5 metus. Dabar viskas vyksta gerokai greičiau, kyla rizikos, kad kažką paleisime. Taigi, technologijos padeda organizuoti informaciją, tvarkyti terminus, efektyviau komunikuoti ne tik bendrovės viduje, bet ir su klientais,” – sako F. Heemann.

Kaip teigia A. Iškauskas, technologijas integruoti skatina ne tik komunikaciniai poreikiai, bet ir tobulėjančios vidinių procesų valdymo priemonės: „išaugęs informacijos kiekis, nauja advokatų karta verčia mus skaitmenizuotis. Todėl kasdieninėje veikloje naudojame vis daugiau IT sprendimų, pradedant pranešimų programėlėmis ir baigiant specializuotais įrankiais, leidžiančiais automatizuoti paprastus darbus ir efektyviau valdyti informaciją, klientus ir komandą.”

Abu pašnekovai pritaria, kad nei viena advokatų kontora dar ilgai neapsieis be el. pašto ir Microsoft Office.

Tačiau, pasak A. Iškausko, taip pat reikalinga moderni dokumentų valdymo sistema, leidžianti visai komandai dirbti su dokumentais ir jais dalintis bei pasiekti iš bet kurio įrenginio bet kuriuo metu. Be to, būtina turėti CRM sistemą, projektų valdymo, laiko apskaitos ir sąskaitų išrašymo programas. F. Heemann taip pat pabrėžia patikimo debesies bei intraneto svarbą, kuris padeda bendrauti ir dalintis vidine informacija tarp darbuotojų.

Pašnekovai taip pat vertina integruotas technologijas, kaip kad specializuotus sprendimus advokatams, apjungiančius skirtingas programas. Esą tai padeda taupyti laiką ir pinigus. Vienas iš tokių sprendimų yra advokatų kontorų duomenų valdymo programa Amberlo, kurią kontorose yra įsidiegę ir naudoja abu advokatai.

Modernios advokatų kontorų duomenų valdymo sistemos privalumai

Pasak F. Heemann, advokatų kontoros sklandžiam veikimui itin svarbi moderni, įvairias funkcijas galinti apjungti duomenų valdymo programa: „su viena programa dirbome 12 metų, tačiau pakeitėme, nes paslaugų tiekėjas nebuvo suinteresuotas jos tobulinti, nebebuvo technologinio pažangumo, atsirado įvairių saugumo rizikų. Tuo metu, mūsų vertinimu, kainos ir paslaugos kokybės santykiu geriausia rinkoje programa buvo Amberlo.”

Advokato teigimu, šios programos privalumas – galimybė klientus ir projektus tvarkyti nuo A iki Z. Kitaip tariant, nuo tada, kai atsiranda naujas klientas, iki sąskaitos išrašymo, apmokėjimo. „Programa mums pasitarnauja ir rengiant įvairias ataskaitas, atliekant stebėjimus, vertinant darbą. Be to, tikėtina, kad programą ateityje naudosime ir kaip dokumentų valdymo ir saugojimo vietą, ten kelsime duomenis, kurie ir iš karto bus sujungti su tam tikru projektu. Kad visi su konkrečiu klientu susiję dokumentai būtų vienoje vietoje,” – pasakoja F. Heeman.

Advokatų kontoroje WINT programos pagalba taip pat valdoma klientų informacija, vedamos bylos, apskaitomas laikas, kuriamos vidinės ir klientų ataskaitos. „Programa leidžia greitai rasti reikiamą informaciją, kas ypač svarbu dirbant su keletu skirtingų bylų vienu metu, leidžia matyti komandos efektyvumą bei aptikti silpnas vietas, kurias galime tobulinti. Taip pat programa gerokai supaprastina laiko apskaitą, kadangi įkainiai yra nustatomi vieną kartą, o paskui tiesiog yra fiksuojamas laikas ir tą daro visi centralizuotai. Todėl nebereikia galvoti, skaičiuoti ir bandyti sugaudyti dešimčių Excel lentelių, bandant suskaičiuoti galutinį rezultatą prieš tai įsitikinus, kad „čia tikrai ta paskutinė versija,” – pasakoja A. Iškauskas.

Amberlo naudotojai taip pat vertina galimybę efektyviai komunikuoti ir prisidėti prie programos tobulinimo, pateikti pasiūlymus. „Man patinka, kad paslaugų tiekėjas yra ne Londone ar Niujorke o Kaune, kad esant kažkokioms klaidoms ar problemoms galima susitikti, aptarti ir jas modifikuoti. Žingsnis po žingsnio jie didina efektyvumą ir tobulina paslaugas,” – teigia F. Heemann.

Amberlo integracija advokatų kontorose padeda išlikti šiuolaikiškiems ir atliepti klientų poreikius, be to, užtikrinti efektyvų duomenų valdymą kontoros viduje. Tai advokatams leidžia susitelkti ties klientų konsultavimu, taupyti laiką ir būti tikriems, kad reikės minimaliai rūpintis standartizuotais, šabloniniais darbais.

Amberlo – tai specializuota, debesų technologijomis paremta, kontaktų, bylų valdymo, užduočių planavimo, laiko apskaitos ir sąskaitų išrašymo programa, skirta advokatams ir teisininkams.

Daugiau apie Amberlo skaitykite čia

Raktažodžiai
Close
Close